O que fazer quando sua entrega é retida por inspeção documental na alfândega
Encomendas internacionais nem sempre são retidas por conteúdo proibido — muitas vezes a razão é puramente documental. Este artigo traz explicações técnicas, exemplos reais de notificações, modelos de documentos e um roteiro passo a passo para reduzir custos e acelerar a liberação.
1. Causas comuns de retenção
Retenção por inspeção documental ocorre quando a documentação apresentada pelo remetente ou pelo consignatário está incompleta, ilegível ou inconsistente com o conteúdo físico. Exemplos práticos:
- Invoice sem descrição detalhada ou sem valor unitário;
- Dados do destinatário (CPF/CNPJ) divergentes ou ausentes;
- Fatura comercial em língua estrangeira sem tradução quando solicitada;
- Ausência de licença ou certificado para produtos regulados.
Identificar o motivo na notificação é essencial para agir de forma objetiva.
2. Documentos exigidos e formato ideal
Organize os arquivos em PDF legíveis e nomeie-os com padrão (ex.: invoice_12345.pdf, cpf_destinatario.pdf). Documentos mais frequentemente exigidos:
- Commercial Invoice ou Nota Fiscal do vendedor;
- Comprovante de envio e rastreamento;
- Documento de identificação do destinatário (CPF ou CNPJ) e comprovante de endereço;
- Procuração quando houver retirada por terceiro;
- Licenças técnicas (ANVISA, ANATEL, INMETRO) quando aplicáveis.
3. Tributos e custos adicionais
Custos típicos: imposto de importação, ICMS estadual, taxas administrativas da transportadora, e possíveis cobranças de armazenagem. Solicite sempre documento fiscal com discriminação clara de valores e base legal.
4. Passo a passo para liberação
Passo A — Conferir notificação
Leia o código de processo e o órgão emissor; verifique prazos para envio de documentos.
Passo B — Solicitar ao vendedor documentos faltantes
Peça invoice detalhada com NCM, peso, valor unitário e valor total. Peça também declaração de origem quando necessário.
Passo C — Submeter documentação pelos canais oficiais
Use os portais ou e-mails oficiais indicados na notificação e anote protocolo.
Passo D — Considerar despachante quando necessário
Para casos comerciais ou técnicos, contratar um despachante credenciado costuma reduzir riscos e tempo.
5. Modelos prontos
Inclua neste pacote: modelo de procuração simples, template de solicitação de invoice ao vendedor e checklist de envio. Mantê-los padronizados reduz erros e retrabalho.
6. FAQ
Normalmente 3 a 10 dias úteis após recebimento e verificação dos documentos, dependendo da unidade aduaneira.
Sim, em muitos casos o vendedor pode fornecer documentos complementares ou executar correções. Documente toda a comunicação.